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仕事の平準化のための努力

市長選挙が近いから仕方ないとはいえ、今日は休日出勤してました。
サクッと終わらせてリフレクビートしに行くつもりだったのに、
気がつけば0時・・・。

委員会の資料(附議事項)と告示をまとめて作ったので時間がかかりました。
前任者の資料を打ち直すだけならここまで時間はかからないんだろうけど、
公職選挙法の条文確認に加え、
ワード文書をアクセスのレポートに変換して、
アクセスでデータベース化なんてことやってるからむちゃくちゃ時間がかかってますwww



自分のポリシーは「仕事の平準化のための努力は惜しむな」ですね。
どんな仕事でも、忙しいときと暇なときがあります。
暇なときに準備をしておけば、忙しいときに楽になりますから。

平準化の方策は色々あるのでしょうけど、
一番効果的なのは仕事のデータベース化だと思ってます。

エクセルのデータベースでも良いのですが、
エクセルはデータの再利用がしにくいので
アクセスなどのデータベースソフトがベストだと思います。

アクセスの真価はクエリ(Query)にあります。
保存しているデータをそのまま利用するだけならエクセルで良いです。
でも再利用をするとなるとエクセルは敷居がグンと上がります。



たとえば・・・職員名簿をエクセルで作成しているとします。
A列からF列まで順に、職員番号、氏名、性別、生年月日、年齢、職場のデータが入っているとしましょう。

あなたは上司から次のような指示を受けました。
 (1)40歳以上の名簿を作ること
 (2)作った名簿を基に宛名ラベルを作ること

エクセルで簡単にできそうですか?
40歳以上の名簿であればフィルタをかければできますね。
でも宛名ラベルは簡単にできますか?

あ、上司から追加指示がありました。
議会から質問が想定されるので、
 (3)職場毎の対象者数がわかる資料を作ること
 (4)年代毎の対象者数がわかる資料を作ること
ですって!

手作業で集計しますか?
何回もフィルターをかけたりピボットテーブルを駆使して資料を作成しますか?
マクロ(VBA)の知識を使って自動化しますか?

エクセルなら大変な作業も、アクセスなら簡単に作ることができます。




データベースは保存するためにあるのではなくて、再利用するためにあります。
再利用に手間がかかるエクセルで満足してて良いのですか?

(続く、かも?)
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衆院選が終わり参院選に向け充電中の選管書記です。

最近の息抜きはパズドラ。微課金プレイヤーなので、水パ以外は弱々です。

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